En tiempos pasados la incorporación de un nuevo empleado a una empresa consistía en su firma de contrato y una breve presentación de la empresa.
Por suerte, este proceso ha evolucionado tanto para el trabajador como para la empresa.
Vamos a hablar de cómo hacerlo, cuáles son sus ventajas y las fases para que sea todo un éxito.
¿Qué es un onboarding de un nuevo empleado?
Un buen sistema de onboarding corporativo es aquel que tiene como objetivo principal integrar perfectamente al nuevo empleado en la empresa y reteniendo su talento.
Se estima que las organizaciones con un sólido proceso de incorporación, logran mejorar en un 82% la fidelización de nuevas contrataciones y en más del 70% la productividad.
La Dra. Talya Bauer de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) identificó las cuatro C que debe incluir un buen sistema de onboarding corporativo.
Cumplimiento
Significa explicar a los nuevos empleados las políticas básicas de la empresa.
Claridad
Se refiere a asegurarse de que los empleados conocen sus responsabilidades y saben cómo cumplir correctamente su función en la empresa.
Cultura
Significa explicar la organización formal e informal de la empresa durante el proceso de onboarding.
Conexión
Significa construir relaciones con los compañeros de trabajo y sentirse parte del equipo.
Objetivos del onboarding: ¿Para qué sirve el onboarding?
Los principales objetivos del proceso de onboarding son los siguientes:
- Presentar a las nuevas incorporaciones la cultura empresarial y los objetivos.
- Proporcionar la información y los recursos necesarios para que los nuevos empleados puedan hacer su trabajo correctamente.
- Definir las responsabilidades de las nuevas contrataciones.
- Ayudar a los empleados a sentirse a gusto en la empresa.
- Garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la compañía.
- Fomentar las relaciones positivas entre los nuevos empleados y el resto del equipo.
- Mejorar la productividad al hacer que los nuevos trabajadores empiecen a ser autónomos lo más rápido posible.
- El Onboarding es una forma maravillosa de retener el talento de los empleados, incrementado su compromiso y satisfacción.
Fases del proceso de onboarding
Fase 1: Preparar la incorporación
Antes de comenzar el proceso y de que el empleado se incorpore en su puesto de trabajo, es recomendable que se tenga preparado todo el material necesario.
- Documentación: Prepara todos los documentos para hacer la bienvenida: normas y manuales de la empresa, contrato de trabajo y resto de documentos que el empleado tenga que firmar o que conocer.
- Material: Las herramientas necesarias para desarrollar el trabajo también es necesario tenerlas preparadas: portátil, teléfono móvil, tarjeta de entrada a la empresa, espacio de trabajo, etc.
- Equipos de trabajo: En ocasiones los departamentos de recursos humanos preparan toda la documentación y materiales para el nuevo empleado, pero no se tienen en cuenta al resto de compañeros. Es importante que el resto de trabajadores o al menos las personas con las que va a trabajar con el nuevo empleado sepan qué puesto va a ocupar, cuál es su nombre y algún dato que sea importante para que ellos también puedan darle la bienvenida.
- Reuniones: es recomendable calendarizar las reuniones o videoconferencias que vaya a tener el trabajador con el resto de miembros del equipo. Envíalas a su e-mail para que se pueda organizar. Los primeros días son complicados.
Fase 2: Primer día del nuevo empleado
- Nuevo empleado oficial: El día de la incorporación del nuevo compañero se recomienda hacer una “bienvenida oficial”, por ejemplo, enviando un correo electrónico a toda la empresa con la nueva incorporación donde se le presentará como nuevo miembro de la empresa. De esta manera, toda la compañía podrá responder ese mail y desde el principio se sentirá ya, uno más.
- Instalaciones: enséñale al trabajador la distribución del lugar de trabajo, dónde está su puesto, la sala de descanso, el comedor, etc. Es un buen momento para hacer un recorrido por los compañeros y presentarle de una manera más informal.
Fase 3: Seguimiento
Una vez hayan pasado unos días desde la incorporación, es importante reunirse de nuevo con el nuevo empleado para hacer una valoración de cómo ha sido el onboarding.
Es un momento ideal para tener un feedback. Pregúntale qué le ha parecido el proceso, si se siente a gusto en su nuevo puesto, si está entendiendo las cosas a un ritmo bueno…
En este feedback es importante también comentarle lo que se espera de él y cómo serán los siguientes días. Debes tener en cuenta que el aterrizaje de un nuevo empleado suele ser estresantes por la cantidad de información que recibe en un periodo de tiempo corto.
Fase 4: Progreso
Pasados 3 meses aproximadamente, se puede realizar un progreso y evaluación del empleado donde, una vez haya cogido el ritmo de su nuevo puesto, se puedan fijar objetivos.
