La Fundació Pere Tarrés tenía claro que quería empezar a trabajar con encuestas dentro de una campaña. Lo que no tenía tan claro era cómo gestionar todo lo que venía después: los informes.
Porque recoger datos es fácil. Lo complicado es transformarlos en algo útil.
El contexto: una entidad con impacto social
La Fundació Pere Tarrés es una entidad sin ánimo de lucro que desde hace 70 años acompaña a niños, jóvenes, familias, personas cuidadoras, personas mayores y también a escuelas y entidades.
Es una entidad con vocación transformadora que ofrece servicios educativos, sociales y formativos que generan un impacto real y que reinvierte todos sus recursos en acciones solidarias dirigidas a mejorar la vida de los colectivos más vulnerables.
El punto de partida: muchas respuestas, poco tiempo
Querían lanzar una campaña basada en encuestas. El planteamiento era sencillo:
- Cada usuario responde un formulario
- A partir de sus respuestas, se genera un informe personalizado
- Además, se obtiene una visión global de la campaña
El problema apareció rápido. Cada respuesta tenía asociada una puntuación y una interpretación. Es decir, no era solo recopilar datos: había que analizarlos y redactar conclusiones útiles. Hacer esto manualmente, con más de 60 participantes por campaña, no era viable.
¿Por qué Jotform?
Después de evaluar distintas opciones, optaron por Jotform. Básicamente, porque:
- Es una herramienta online fácil de usar
- Permite crear formularios con distintos tipos de preguntas
- Ofrece API para conectarse con otros sistemas
Esto último era clave. Porque el objetivo no era solo recoger datos, sino integrarlos con su plataforma Moodle.
De los datos al informe: automatizar todo el proceso
Aquí es donde empieza realmente el proyecto. La necesidad no era solo recoger respuestas, sino convertirlas en informes útiles sin tener que pasar por un proceso manual cada vez.
La solución fue desarrollar un plugin en Moodle que conecta con Jotform y automatiza todo el flujo: desde la recogida de datos hasta la generación del informe.
El funcionamiento es bastante directo: el sistema recupera las respuestas del formulario, las procesa y genera automáticamente el contenido del informe utilizando inteligencia artificial.
El papel de la IA
La IA aquí no hace magia ni toma decisiones complejas. Hace algo mucho más práctico: transformar datos en texto que se entienda. A partir de las respuestas:
- Interpreta las puntuaciones
- Identifica patrones
- Genera recomendaciones
Y lo hace siguiendo unas instrucciones definidas previamente. Esto es importante, porque permite adaptar el tipo de informe según la campaña sin tener que rehacer nada técnico.
Dos formas de entender los datos
A partir de ahí, el sistema trabaja en dos niveles.
Por un lado, el individual: cada persona que responde recibe su propio informe, con una interpretación clara de sus respuestas y recomendaciones concretas. Y lo recibe automáticamente por email.
Por otro lado, el global: cuando la campaña termina, se genera un informe conjunto que recoge todas las respuestas, analiza tendencias y ofrece una visión más estratégica.
Lo que cambia cuando dejas de hacerlo manual
Este tipo de solución no solo ahorra tiempo, sino que también cambia la forma de trabajar. Antes, generar informes implicaba dedicar días, o incluso semanas, a revisar respuestas y redactar conclusiones.
Ahora, ese proceso es automático. Y eso permite algo importante: escalar.
Pueden lanzar varias campañas a la vez, trabajar con más participantes y centrarse en definir bien qué quieren analizar, en lugar de invertir tiempo en construir cada informe desde cero.
Este proyecto demuestra que aplicar inteligencia artificial en formación no va de incorporar tecnología porque sí, sino de resolver problemas muy concretos del día a día. Cuando el reto está en transformar datos en información útil, automatizar ese proceso marca la diferencia entre algo que se hace “cuando se puede” y algo que realmente aporta valor de forma continua.
En el caso de la Fundació Pere Tarrés, ha permitido generar informes personalizados y de campaña sin esfuerzo manual, escalar iniciativas y ofrecer una mejor experiencia a cada participante.
