En temps passats la incorporació d’un nou empleat a una empresa consistia en la seva signatura de contracte i una breu presentació de l’empresa.
Per sort, aquest procés ha evolucionat tant per al treballador com per a l’empresa.
Parlarem de com fer-ho, quins són els seus avantatges i les fases perquè sigui tot un èxit.
Què és un onboarding d’un nou empleat?
Un bon sistema d’onboarding corporatiu és aquell que té com a objectiu principal integrar perfectament al nou empleat en l’empresa i retenir el seu talent.
S’estima que les organitzacions amb un sòlid procés d’incorporació, aconsegueixen millorar en un 82% la fidelització de noves contractacions i en més del 70% la productivitat.
La Dra. Talya Bauer de la Societat per a la Gestió de Recursos Humans (SHRM) va identificar les quatre C que ha d’incloure un bon sistema de onboarding corporatiu.
Compliment
Significa explicar als nous empleats les polítiques bàsiques de l’empresa.
Claredat
Es refereix a assegurar-se que els empleats coneixen les seves responsabilitats i saben com complir correctament la seva funció en l’empresa.
Cultura
Significa explicar l’organització formal i informal de l’empresa durant el procés de onboarding.
Connexió
Significa construir relacions amb els companys de treball i sentir-se part de l’equip.
Objectius del onboarding: Per a què serveix el onboarding?
Els principals objectius del procés de onboarding són els següents:
- Presentar a les noves incorporacions la cultura empresarial i els objectius.
- Proporcionar la informació i els recursos necessaris perquè els nous empleats puguin fer el seu treball correctament.
- Definir les responsabilitats de les noves contractacions.
- Ajudar els empleats a sentir-se a gust en l’empresa.
- Garantir el compliment de les polítiques i procediments de la companyia.
- Fomentar les relacions positives entre els nous empleats i la resta de l’equip.
- Millorar la productivitat en fer que els nous treballadors comencin a ser autònoms el més ràpid possible.
- El Onboarding és una forma meravellosa de retenir el talent dels empleats, incrementat el seu compromís i satisfacció.
Fases del procés de onboarding
Fase 1: Preparar la incorporació
Abans de començar el procés i que l’empleat s’incorpori en el seu lloc de treball, és recomanable que es tingui preparat tot el material necessari.
- Documentació: Prepara tots els documents per a fer la benvinguda: normes i manuals de l’empresa, contracte de treball i resta de documents que l’empleat hagi de signar o que conèixer.
- Material: Les eines necessàries per a desenvolupar el treball també és necessari tenir-les preparades: portàtil, telèfon mòbil, targeta d’entrada a l’empresa, espai de treball, etc.
- Equips de treball: A vegades els departaments de recursos humans preparen tota la documentació i materials per al nou empleat, però no es tenen en compte a la resta de companys. És important que la resta de treballadors o almenys les persones amb les quals treballarà amb el nou empleat sàpiguen quin lloc ocuparà, quin és el seu nom i alguna dada que sigui important perquè ells també puguin donar-li la benvinguda.
- Reunions: és recomanable programar les reunions o videoconferències que vagi a tenir el treballador amb la resta de membres de l’equip. Envia-les al seu e-mail perquè es pugui organitzar. Els primers dies són complicats.
Fase 2: Primer dia del nou empleat
- Nou empleat oficial: El dia de la incorporació del nou company es recomana fer una “benvinguda oficial”, per exemple, enviant un correu electrònic a tota l’empresa amb la nova incorporació on se li presentarà com a nou membre de l’empresa. D’aquesta manera, tota la companyia podrà respondre aquest mail i des del principi se sentirà ja, un més.
- Instal·lacions: ensenya-li al treballador la distribució del lloc de treball, on està el seu lloc, la sala de descans, el menjador, etc. És un bon moment per a fer un recorregut pels companys i presentar-li d’una manera més informal.
Fase 3: Seguiment
Una vegada hagin passat uns dies des de la incorporació, és important reunir-se de nou amb el nou empleat per a fer una valoració de com ha estat el onboarding.
És un moment ideal per a tenir un feedback. Pregunta-li què li ha semblat el procés, si se sent a gust en el seu nou lloc, si està entenent les coses a un ritme bo…
En aquest feedback és important també comentar-li el que s’espera d’ell i com seran els següents dies. Has de tenir en compte que l’aterratge d’un nou empleat sol ser estressants per la quantitat d’informació que rep en un període de temps curt.
Fase 4: Progrés
Passats 3 mesos aproximadament, es pot realitzar un progrés i avaluació de l’empleat on, una vegada hagi agafat el ritme del seu nou lloc, es puguin fixar objectius.
